Revolutie van het intranet

Van smoelenboek naar een onmisbaar platform

Intranet neemt een steeds prominentere plaats in binnen zorginstellingen. Daar waar het intranet voorheen de plek was om statische bedrijfsinformatie en protocollen op te halen (het smoelenboek doet het overigens nog altijd goed), is het intranet tegenwoordig steeds interactiever en vooral ook functioneler. Integratie is het kernwoord in het nieuwe intranettijdperk en laat Cure4 daar nou net raad mee weten.

Integratie en communicatie

Organisaties gebruiken hun intranet tegenwoordig als een krachtig business- en communicatietool. Door collega’s beter te laten samenwerken willen ze (op een laagdrempelige manier) hun administratieve en primaire processen optimaliseren. Sociale media bieden hiervoor ongekende mogelijkheden. Zoeken op naam en foto maakt plaats voor zoeken op functie en expertise. Handige communicatieplatforms zoals Skype, Yammer en HipChat stimuleren werknemers om eenvoudig en snel contact met elkaar te leggen en kennis te delen.

Functioneel inzetten

Alle zorginstellingen zijn momenteel bezig met het digitaliseren van de bedrijfsvoering. Geleidelijk aan transformeren de organisaties tot hybride organisaties; grotendeels analoog, maar steeds meer ook digitaal. Een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering levert winst op. Denk aan de integratie met HR. Verschillende organisaties implementeren Employee Self Service oplossingen in hun bedrijfsvoering. Werknemers kunnen daarmee hun eigen verlof aanvragen, loonstroken downloaden en hun persoonlijk dossier inzien. Een goed voorbeeld hiervan is AFAS Insite, een functioneel platform. Om nog beter te kunnen voldoen aan de behoeften van de medewerkers zijn slimme maatwerkoplossingen noodzakelijk. Cure4 is met name gericht op het ontwikkelen van specifieke oplossingen voor de zorg.

Primair en secundair proces

Integratie met het primaire proces komt steeds vaker voor; informatie uit andere systemen wordt geïntegreerd in het intranet. Cure4 onderzoekt continu hoe digitale koppelingen beter kunnen om de bedrijfsprocessen te optimaliseren. Een goed voorbeeld is de productiviteitsapp; deze maakt gebruik van een unieke koppeling waarbij informatie uit het EPD/ECD geïntegreerd wordt in een portal zoals het intranet. Managers en behandelaars kunnen daarmee zelf hun productiviteitsoverzichten ophalen en inzien. GGZ-instelling Apanta maakt inmiddels enige tijd gebruik van deze app en is hierover zeer tevreden.

U-Center; de eindgebruiker staat centraal

In samenwerking met Valtech (voorheen eFocus, digitaal bureau, link) gingen we aan de slag om een intranetdesign te maken waarbij de eindgebruiker, hier dus de medewerker, centraal staat. Dit deden we in opdracht van U-Center. Dat leidde tot een ontwerp met drie randvoorwaarden:

·       7 items is 1 teveel
Uit een eigen onderzoek van eFocus bleek dat een websitegebruiker slechts 6 items kan onthouden. Bij nummer 7 is hij nummer 1 al vergeten. Reden om de homepagina van een site op te bouwen met 6 tegels of thema’s. Deze thema’s moeten 80% van het gebruik dekken, afgestemd op de eindgebruiker van de site.

·       Alles zelf kunnen vinden
De navigatie op het intranet moet zo vanzelfsprekend zijn dat een gebruiker intuïtief zijn weg weet te vinden. Leidende hiervoor: een heldere menustructuur, kruimelpaden, een centraal gestelde homepagina en herkenbare terminologie. Gebruik geen moeilijke Engelse woorden of standaard instellingen, maar zorg ervoor dat je je intranet ‘eigen’ maakt!

·      Helder en fris materiaalgebruik
De nieuwe stijl van websites vraagt om helder, liefst eigen beeldmateriaal (foto’s van collega’s, gebouwen en herkenbare items). Dit zorgt voor een prettige werkomgeving waarin de gebruiker zich thuis voelt.

Thanks to Agile: de signaleringenapp

Tijdens het ontwerpen van dit nieuwe intranetdesign keken we niet naar de bestaande functionaliteit. Die uitdaging kwam later. Het grootste deel van het ontwerp konden we met de standaardfunctionaliteit van AFAS Insite inrichten. Jammer genoeg was er geen ruimte voor de signaleringen ofwel tellers of dynamische iconen. Onze oplossing: het koppelen van de functionaliteit van Betty Blocks via een integratiepagina aan AFAS Insite. Als een gebruiker nu inlogt, komt hij automatisch op de integratiepagina waar hij de workflowtaken ziet die nog open staan. De homepagina blijft daardoor rustig en overzichtelijk. Een visueel signaal spoort de gebruiker aan om actie te ondernemen, zoals het afhandelen van openstaande workflowtaken, zich beter melden na ziekte of een nieuwe loonstrook bekijken.

Resultaat & Fun!

De belangrijkste toevoeging in het bestaande ontwerp is misschien wel de funfactor. Alle genoemde functionaliteiten dragen bij aan de funfactor van je intranet. Ga daarnaast op zoek naar wat je medewerkers elke dag willen weten. Denk aan weer, files en het laatste nieuws. Natuurlijk moet dit niet afleiden van het eigenlijke werk maar deze extraatjes kunnen een aanzuigende werking hebben naar je intranet. En dat zorgt uiteindelijk voor een efficiëntere bedrijfsvoering.

Het resultaat van dit project is een interactief intranet waar de gebruiker snel informatie kan vinden en kwijt kan. De signaleringenapp maakt duidelijk welke acties ondernomen moeten worden en wat de laatste stand van zaken is. En daarnaast is het intranet zo gewoon ook leuk!

Jeroen Schenk

Managing Partner

Jeroen Schenk

Managing Partner

©2018 Cure4 |

Over Cure4 | Werken bij Cure4 | Disclaimer | Privacy Statement
Contact